AI w administracji publicznej: od ciekawostki do narzędzia pracy

Dwudniowe szkolenie pokazało, jak korzystać z ogólnodostępnych narzędzi AI w sposób praktyczny, odpowiedzialny i przydatny w codziennej pracy urzędu. Najważniejszy wniosek był prosty: sztuczna inteligencja nie zastępuje kompetencji urzędnika, ale może zdejmować z niego część rutynowej pracy, porządkować informacje i przyspieszać przygotowanie materiałów.

WIIH Wałbrzych Certes 2 dni warsztatowe AI, dane, dokumenty, research

Graficzna oś szkolenia: uczestnicy przechodzili od uporządkowania pojęć i ryzyk do zastosowań w dokumentach, danych, grafice i asystentach AI.

Po co to szkolenie?

Celem zajęć było rozwijanie świadomego, odpowiedzialnego i praktycznego korzystania z narzędzi sztucznej inteligencji w administracji publicznej. Program nie zatrzymywał się na prezentacji możliwości technologii. Uczestnicy pracowali z konkretnymi zadaniami: od redagowania komunikatów urzędowych, przez tłumaczenia i konwersję plików, po analizę danych i weryfikację źródeł.

Szczególnie ważne było połączenie produktywności z ostrożnością. AI może przyspieszyć pracę, ale wymaga nadzoru człowieka, ochrony danych, sprawdzania rezultatów oraz jasnej odpowiedzialności za treści publikowane lub wykorzystywane w instytucji.

Najmocniejszy akcent szkolenia: AI w urzędzie nie jest magicznym ekspertem. Jest narzędziem, które trzeba dobrze poinstruować, ograniczyć, sprawdzić i dopiero wtedy włączyć w proces pracy.

Matryca rozmowy o ryzyku: proste szkice i inspiracje mogą być szybkie, ale dane osobowe, decyzje i komunikaty publiczne wymagają jasnej kontroli.

Zakres merytoryczny

Program był ułożony jak stopniowe przejście od podstaw do praktyki. Najpierw uczestnicy porządkowali definicje AI, fakty i mity oraz otoczenie prawne. Potem testowali duże modele językowe i narzędzia takie jak ChatGPT, Copilot, Gemini, Claude, Perplexity, Canva czy Gamma.app. Kolejne moduły dotyczyły tworzenia treści, upraszczania języka urzędowego, tłumaczeń, konwersji zasobów, pracy z danymi, przygotowywania materiałów wizualnych, researchu i budowania asystentów AI.

1. Świadomość i bezpieczeństwo

AI Act, RODO, prawa autorskie, halucynacje modeli, odpowiedzialność za publikowane treści i zasada ograniczonego zaufania.

2. Dokumenty i prosty język

tworzenie szkiców pism, opisów zamówień, komunikatów dla obywateli, streszczeń oraz wersji bardziej zrozumiałych i dostępnych.

3. Dane, obrazy i asystenci

Analiza tabel, formuł, wykresów, generowanie grafik i prezentacji oraz projektowanie asystentów do zadań powtarzalnych.

Jak pracowali uczestnicy?

Dzień 1: oswojenie narzędzi

wprowadzenie do AI i rozmowa o tym, gdzie już spotykamy algorytmy w pracy i życiu codziennym,
obalanie mitów: AI nie myśli jak człowiek, nie jest nieomylna i wymaga weryfikacji,
praca z modelami językowymi oraz pierwsze ćwiczenia z pytaniami o miejscowość,
poznanie narzędzi do grafiki, prezentacji i korespondencji,
tworzenie fragmentu zamówienia publicznego na szkolenie AI, skróty, zmiana tonu, tłumaczenia i odczyt tekstu ze zrzutu ekranu.

Dzień 2: zastosowania urzędowe

analiza danych: tabela, kategorie opinii, podsumowanie sprzedaży i wykres kolumnowy,
tworzenie materiałów wizualnych i prezentacji z pomocą AI,
research informacji oraz weryfikacja źródeł, w tym praca na przykładzie ustawy o dostępności cyfrowej,
rozmowa o AI jako asystencie do powtarzalnych zadań administracyjnych,
podsumowanie, post-test i uporządkowanie zasad bezpiecznego korzystania z narzędzi.

Najważniejsze efekty

Szkolenie miało bardzo praktyczny charakter. Uczestnicy nie tylko poznali nazwy narzędzi, ale zobaczyli, jak rozbijać zadania na etapy i jak prowadzić dialog z modelem, aby dostać wynik możliwy do dalszej pracy.

lepsze rozumienie, kiedy AI pomaga, a kiedy może wprowadzić w błąd,
umiejętność budowania promptów z kontekstem, odbiorcą, celem i oczekiwanym formatem,
praktyka w redagowaniu i upraszczaniu tekstów urzędowych,
pierwsze schematy wykorzystania AI do analizy danych, wykresów i raportów,
wzmocnienie nawyku sprawdzania źródeł, licencji i bezpieczeństwa danych.

Radar kompetencji po szkoleniu: największa wartość pojawia się wtedy, gdy praktyka idzie razem z krytycznym myśleniem i ochroną danych.

Co to oznacza dla pracy urzędu?

Dobrze wdrożona AI może usprawnić wiele codziennych czynności: przygotowanie pierwszej wersji pisma, streszczenie protokołu, uporządkowanie danych z ankiety, stworzenie komunikatu na stronę, zaproponowanie struktury raportu, przygotowanie tabeli lub wykresu. W administracji publicznej największa wartość nie leży jednak w samej automatyzacji, lecz w mądrze ustawionym procesie.

Taki proces zaczyna się od pytania: jakie zadanie chcemy uprościć, jakie dane możemy bezpiecznie przekazać, jaki wynik trzeba sprawdzić i kto odpowiada za ostateczną decyzję. Dopiero wtedy AI staje się realnym wsparciem: szybkim, dostępnym i elastycznym, ale nadal podporządkowanym człowiekowi.

Administracja nie potrzebuje AI dla samego efektu nowości. Potrzebuje narzędzi, które pomagają szybciej rozumieć informacje, jaśniej komunikować się z obywatelami i lepiej wykorzystywać czas pracowników.

Podsumowanie

Szkolenie Certes dla WIIH w Wałbrzychu było praktycznym przeglądem możliwości, ograniczeń i zasad odpowiedzialnego korzystania z ogólnodostępnych narzędzi AI. Uczestnicy pracowali z przykładami bliskimi administracji: dokumentami, komunikatami, danymi, źródłami informacji i powtarzalnymi zadaniami.

Najważniejszy efekt to przesunięcie rozmowy o AI z poziomu fascynacji narzędziem na poziom konkretnej metody pracy. AI może wspierać urząd, ale tylko wtedy, gdy jest używana świadomie: z dbałością o dane, prawo, źródła, dostępność i odpowiedzialność za końcowy rezultat.

Szkolenie AI dla pracowników administracji publicznej